نقطه سفارش چیست و چگونه موجودی را کنترل می‌کند؟

نقطه سفارش سطحی از موجودی است که با رسیدن موجودی قابل استفاده به آن، فرایند تأمین باید آغاز شود. اگر سفارش خیلی دیر ثبت شود، فروش یا تولید متوقف می‌شود؛ اگر خیلی زود ثبت شود، سرمایه و فضای انبار بی‌دلیل درگیر می‌شوند.

فرمول ساده است، اما کیفیت نتیجه به داده‌های واقعی وابسته است. نرخ مصرف، زمان تأمین، نوسان تقاضا، سفارش‌های باز و موجودی رزروشده باید درست باشند. نقطه سفارش یک عدد ثابت همیشگی نیست و باید همراه با تغییر بازار و تأمین‌کننده بازبینی شود.

فرمول پایه نقطه سفارش

فرمول پایه چنین است: «مصرف مورد انتظار در زمان تأمین + موجودی اطمینان». اگر میانگین مصرف روزانه ۲۰ واحد و زمان تأمین ۱۰ روز باشد، مصرف مورد انتظار ۲۰۰ واحد است. با ۵۰ واحد موجودی اطمینان، نقطه سفارش ۲۵۰ واحد می‌شود.

این مثال فقط منطق را نشان می‌دهد. استفاده از میانگین بدون بررسی نوسان، فصل، حداقل سفارش و محدودیت تأمین می‌تواند عدد نامناسب بسازد.

سه ورودی اصلی را درست تعریف کنید

نرخ مصرف یا تقاضا

مصرف را در بازه‌ای بگیرید که الگوی جاری را نمایندگی کند. فروش ویژه، کمبود قبلی یا رویداد غیرعادی می‌تواند میانگین را منحرف کند. برای کالای فصلی، بازه مشابه سال یا مدل فصل‌محور مناسب‌تر است.

زمان تأمین

از ثبت سفارش تا قابل استفاده‌شدن کالا را بسنجید، نه فقط زمان اعلامی فروشنده. تأیید داخلی، حمل، گمرک، کنترل کیفیت و ثبت رسید ممکن است بخشی از زمان واقعی باشند.

موجودی اطمینان

برای پوشش نوسان تقاضا یا تأخیر تأمین نگهداری می‌شود. مقدار آن باید با سطح خدمت، اهمیت کالا، قابلیت جایگزینی و هزینه نگهداری متناسب باشد. درصد ثابت برای همه کالاها معمولاً مناسب نیست.

موجودی فیزیکی با موجودی قابل سفارش یکی نیست

برای تصمیم خرید، موجودی قابل استفاده را ببینید: موجودی فعلی، سفارش‌های خرید در راه، رزرو مشتری، تعهد تولید، کالای قرنطینه یا معیوب و سفارش‌های فروش باز. یک انبار ممکن است روی کاغذ موجودی داشته باشد اما بخش زیادی قابل تخصیص نباشد.

قاعده اقدام می‌تواند بر مبنای «موقعیت موجودی» باشد: موجودی قابل استفاده + سفارش در راه − تقاضای قطعی. تعریف دقیق باید با فرایند فروش و انبار شرکت هماهنگ شود.

کالاها را یکسان مدیریت نکنید

برای اقلام مهم از نظر ارزش، حاشیه سود، ریسک توقف یا زمان تأمین کنترل دقیق‌تر بگذارید. کالای ارزان و در دسترس با قطعه‌ای که نبود آن تولید را متوقف می‌کند، موجودی اطمینان و تناوب بازبینی یکسانی نمی‌خواهد.

• اقلام حیاتی: بازبینی پرتکرار و تأمین‌کننده جایگزین.
• اقلام باارزش: سفارش کوچک‌تر و کنترل سرمایه درگیر.
• اقلام فصلی: پارامتر متفاوت برای هر فصل.
• اقلام کم‌گردش: بررسی خطر راکدشدن پیش از سفارش.
• اقلام با حداقل خرید: ترکیب نقطه سفارش با محدودیت بسته یا قرارداد.

از داده تمیز و ثبت به‌موقع شروع کنید

اگر رسید و حواله دیر ثبت شود، واحد سنجش اشتباه باشد یا کالا با چند کد نگهداری شود، بهترین فرمول هم هشدار غلط می‌دهد. اطلاعات پایه، واحدها، انبار، رزرو و سفارش باز باید تحت کنترل باشند.

سیستم تأمین‌کنندگان و انبار سپیدار برای مدیریت گردش و گزارش موجودی استفاده می‌شود و در راهکارهای بازرگانی و تولیدی با فرایندهای دیگر ارتباط دارد. نحوه تنظیم حداقل، حداکثر و گزارش سفارش باید با نسخه جاری و سیاست شرکت تطبیق داده شود.

تقویم بازبینی پارامترها را تعیین کنید

برای هر گروه کالا تناوب بازبینی بگذارید. مصرف واقعی، زمان واقعی تحویل و دفعات کمبود را با فرض قبلی مقایسه کنید. اگر تأمین‌کننده به‌طور مداوم دیر می‌رسد، اصلاح زمان تأمین بهتر از سفارش‌های اضطراری تکراری است.

شاخص‌های مفید شامل نرخ کمبود، موجودی راکد، گردش موجودی، درصد سفارش اضطراری و دقت زمان تأمین هستند. افزایش موجودی برای حذف همه کمبودها همیشه اقتصادی نیست؛ سطح خدمت و هزینه باید با هم دیده شوند.

فرایند اقدام بعد از هشدار

هشدار نقطه سفارش باید به یک جریان تصمیم برسد: بررسی تقاضای غیرعادی، موجودی سایر انبارها، سفارش‌های در راه، بودجه خرید و وضعیت تأمین‌کننده. سپس درخواست یا سفارش با تأیید مناسب ایجاد شود. هشدار بدون مالک فقط به فهرست پیام‌های نادیده‌گرفته‌شده تبدیل می‌شود.

برای طراحی ترکیب فروش و انبار در شرکت بازرگانی، صفحه راهکار سپیدار برای شرکت‌های بازرگانی مسیرهای یکپارچگی را توضیح می‌دهد. معیارهای انتخاب نرم‌افزار حسابداری و نشانه‌های نیاز به یکپارچگی ERP نیز کمک می‌کنند سطح مناسب راهکار را با رشد شرکت بسنجید.